O choque do desconhecido
Os primeiros dias de contacto com a Inbox são uma experiência de frustração e irritação. O que era simples e imediato na gestão do familiar email torna-se penoso e demorado. Acessível só por convite, esta nova ferramenta em versão beta ainda não encanta, mas promete.
O design diferente (novos ícones, menos intuitivos) e a alteração de funcionalidades base são as principais razões do choque inicial. A nova INBOX implementa novos conceitos pretendendo tratar cada email como um to-do, de acordo com a premência de atenção necessária. Assim podemos:
- “Afixar” - precisa de atenção agora: na prática, esta funcionalidade “afixa” a mensagem no topo da Caixa de Entrada, mantendo-a acessível num paínel específico para mensagens afixadas. Podemos, ainda, associar lembretes (corpo de texto customizável), quase como associar uma ação à mensagem (acessível numa lista própria).
- “Suspender” – pode precisar de atenção mais tarde: o conceito de “Suspender até...” faz desaparecer a mensagem até à data/hora ou local (para dispositivos móveis) que definimos, aí reaparecendo na Caixa de Entrada.
- “Feito” – não precisa de atenção de todo: similar ao “Arquivar”.
Como centraliza tudo na Caixa de Entrada, para facilitar a navegação, a Inbox usa os “Agrupamentos”, juntando mensagens semelhantes numa caixa colapsável (Promoções, Social, etc.). Funcionalidade idêntica às categorias, filtros e smart tabs do Gmail e já algo familiar.
No caminho certo e a melhorar....
Muito haveria para explorar nesta nova abordagem à gestão de emails mas, numa primeira análise, analisarei a questão do ponto de vista da usabilidade em contexto profissional.
Se ao processar email “afixar” uma mensagem é bastante útil, o facto desta não desaparecer da “Caixa de Entrada” é, na minha opinião, uma falha básica de produtividade pessoal. Se decido que quero dar atenção aquele email, afixando-o e até decido o que quero fazer (lembrete), não quero ver a mensagem constantemente no topo da minha Caixa de Entrada! Nada de grave com 6 a 10 mensagens “Afixadas”, mas se forem 20 ou 30...
Ocorre-me a analogia com um dos episódios da Anatomia de Grey (temporada 11). Quando a Dra. Robins está em aprendizagem rápida com a Dra. Herman (por terem tempo limitado – soa familiar?), de um conjunto interminável de cartões com casos potenciais selecionam os que otimizam o propósito em causa. Os selecionados são afixado num quadro, de onde só desaparecem depois da cirurgia feita. Se elas simplesmente fizessem uma marca nos cartões escolhidos e estes continuassem na enorme pilha com todos os não selecionados ou nem sequer avaliados ainda, faria muito menos sentido!!! Seria extremamente mais difícil saber que cirurgia fazer a seguir e muito maior a sensação de que “nunca vou conseguir chegar ao fim da lista!”. Esta parece-me ser a grande oportunidade de melhoria da Inbox.
No “Suspender até...” a base conceptual de remeter mensagens que estão fora do contexto atual de decisão para mais tarde (decidindo não decidir já) aponta para um conceito avançado de gestão de múltiplos coletores (recomendo ler “Multiple Inboxes – better decisions”, de Gonçalo Mata). Quando decido que quero ver aquela mensagem mais tarde, quero apreciá-la à luz de um mindset de alinhamento estratégico específico.
Canalizar estas mensagens para um coletor especializado que reúna mensagens apreciáveis segundo a mesma orientação estatégica vai otimizar a eficiência de tomada de decisão. Muito mais difícil se essas mensagens voltarem a entrar na “misturada” da Caixa de Entrada. Imagine que quando chega ao correio, separa as cartas de seguros, banco e serviços (água, luz, gás, etc.) e as coloca numa gaveta para abrir no fim da semana, então com disponibilidade mental para ver contas. Muito diferente se chegar a sexta-feira e as mesmas cartas voltarem para a caixa de correio, misturando-se com todas as novas que entretanto chegaram!
Alguns pontos adicionais, definitivamente a melhorar...
- pode não ser a ferramenta certa para os amantes do botão “Delete”. Esta ação requer pelo menos 3 cliques na Inbox;
- a assinatura não aparece... e quando posta manualmente fica eclipsada no final da mensagem, como texto já mencionado;
- a cor do separador no browser é igual à do Calendário do Google, o que cria alguma (muita) confusão!
- só permite seleção de uma ou todas as mensagens.
Pelo lado positivo:
- a Caixa de Entrada não tem contador de novos emails - pode reduzir a sensação de incumprimento perante uma lista crescente de potenciais pendentes não endereçados (aqueles parêntises com um número a bold podem ser assutadores!);
- mais mobile friendly.
Continua a não permitir uma completa gestão de ação e talvez nem seja esse o propósito, de tão ambicioso. Pede uma maior confiança nos algortimos da Google por redução drástica da parametrização possível. Falha alguns princípios base de produtividade mas lança a esperança de uma ferramenta de email que permita um processo de conversão comunicação – ação mais rápido, simples e ágil.
Liliana Sanches
The shock of the unknown
The first few days of Inbox are an experience of frustration and annoyance. Those simple and immediate features of a familiar email management becomes difficult and slow. Accessible by invitation only, this new tool still in beta version fails to seduce, but leaves the promise.
A new design (more icons, less intuitive) and some basic features change are the main reasons for the initial shock.
The new INBOX implements new concepts intending to treat each email as a to-do, according to the urgency of needed attention:
- "Pin" - needs attention now: this feature "posts" the message at the top of the Inbox, also making it available in a specific right upper corner panel. We may also associate reminders (customizable text body), almost as associating an action to the message (these to available in a separate list);
- "Snooze" - may need attention later: the concept of "Snooze until ..." clears the message from the Inbox till a customized date/time or location (only in mobile);
- "Done" - do not need attention: very similar to old "Archive".
Since everything is centralized in the inbox, for easier navigation, the Inbox uses Bundles, gathering similar messages in a collapsible box (Promotions, Social, etc.). Mimics categories, filters and smart tabs Gmail and is already familiar to mobile users.
On track and to be improved...
A lot more is to be explored in this new approach to email management but, at a first glance, let’s focus on a professional usability point of view.
When processing email, Pinning could be very useful, but the fact that the pinned message does not disappear from the inbox is, in my opinion, a major fault as personal productivity is concerned. If I decide that email has to be addressed now by pinning it, and if I even decide what is there to be done (reminder), I certainly do not want to keep seeing that message at the top of my inbox! Not to bad if I have 6 to 10 pinned messages, but what about when they get to 20? or 30?
A Grey’s Anatomy (S11) analogy comes to my mind. When Dr. Robins goes in a final fast learning process with Dr. Herman (they have limited time - sounds familiar?), from an endless set of cards with potential cases they select those that optimize their purpose. The selected cards are pinned to a board, from where they only disappear after the surgery’s done. If they just did a mark in the chosen cards and these continued in the huge pile with all the unselected or even not evaluated yet, it with make much less sense !!! It will be particularly difficult to know what surgery to do next and much greater the feeling of "I will never make it to the end of the list." This strikes me as a great opportunity to improvement the Inbox.
When we ”Snooze until..." the conceptual basis of postponing messages that are outside the current focus of decision until later (deciding not to decide right now) points to an advanced concept of multiple inboxes management (recommend reading "Multiple Inboxes - better Decisions" by Gonçalo Mata). When I decide I want to see a message later, I want to analyze it in the light of a specific mindset of strategic alignment. Channel these messages to a specialized inbox along with other messages according to the same strategic alignment will optimize the decision-making process. Much more difficult if these messages re-enter the "all mixed together" inbox. Imagine that when it comes to mail, you separate insurance, banking and services (water, electricity, gas, etc.) letters and place them in a drawer only to open at the end of the week, when youíre in the mental state to go through bills. Very different if you to reach Friday evening and those same letters reappear in your mailbox, mixed with all the new ones that arrived in the meantime!
Some additional points definitely to improve ...
- may not be the right tool for the "Delete" button lovers. This action requires at least 3 clicks in the Inbox;
- the signature doesn't show up... and when added manually is often eclipsed at the end of the message, as quoted text;
- the tab color in the browser is the same as Google Calendar, which creates some (a lot of) confusion!
- only allows selection of one or all messages.
On the bright side:
- Inbox has no new email counter - can trim down the feeling of failure before a ever growing list of potential not yet addressed pending issues (those brackets with a bold number can be scary!);
- more mobile friendly.
Still does not allow for complete action management and that may not even be the purpose, of so ambitious. Calls for greater confidence in Google Algorithms as for the drastic reduction of setting up possibilities. It fails some basic Personal Productivity principles but still maintains the hope of an email tool that allows for a faster, simpler and faster communication to action conversion process.
Liliana Sanches
