O BAILE DAS AGENDAS What's The Trick

O BAILE DAS AGENDAS

ARTICLES • 10-05-2006

Embora para muitos o normal protocolo de marcação de reuniões e gestão de compromissos em geral seja relativamente evidente, noto com surpresa que muitos profissionais se debatem com o simples exercício de encontrar um buraco de agenda que "case" com o do seu interlocutor. Isto é particularmente notório, claro, em agendas muito preenchidas, onde se recomenda como base fundamental uma maior antecedência na marcação e um cumprimento rigoroso dos compromissos acordados, complementado com proteções periódicas semanais - 3 a 6 horas - reservadas em exclusivo para imprevistos.

Sem prejuízo da adaptação necessária de cada profissional ao seu tipo de agenda, à sua posição hierárquica, e não menos importante ao estilo da sua chefia, como regra de ouro recomendo: "Marque menos para remarcar menos." Isto é, uma agenda que está em assídua recalendarização acusa falta de robustez na orientação estratégica de prioridades. Se é o seu caso, há que dizer "não" mais vezes. Mesmo quando isso significa que "nunca" vai ter agenda para um dado compromisso. Lembre-se que, embora hoje possa não parecer, daqui a 4 semanas a sua agenda estará tão sobrelotada com a desta semana.

Vamos então ao elementar protocolo, que, confesso, não passa de mero bom senso estruturado, mas nem por isso menos pertinente de ser relembrado, aqui sumariado em 4 pontos fundamentais:

PONTO 1 - a proposta

Ao pedir a reunião, e pressupondo a sua provável aceitação, o proponente avança logo duas datas/hora, de preferência em alturas do dia diferentes. Reserva no seu calendário esses dois períodos até ter resposta, ou, no caso de não ter resposta num período razoável de tempo, - cujo limite pode ser comunicado logo na proposta - liberta essas reservas, comunicando obrigatoriamente que já não estão disponíveis.

PONTO 2 - a resposta

Quem recebe a proposta, deve estar sensível de que está no ar uma negociação, evento esse que está a sequestrar valiosos períodos de agenda do seu interlocutor. Ou seja, pede-se uma resposta tão rápida quanto possível, mesmo quando é para dizer: "nesses períodos não me é possível, enviarei alternativas em breve".

PONTO 3 - a contra proposta

A contraproposta não é mais do que o ponto 1, voltando o ciclo ao início. Este ciclo repete-se as vezes que forem necessárias.

PONTO 4 - imprevistos

A fiabilidade da agenda é um ponto importante de profissionalismo em ambas as partes. O que está acordado, é para respeitar. No entanto, imprevistos acontecem fora da nossa área de controlo. Quando assim é, no momento exato em que nos apercebemos de que está ameaçado um compromisso acordado, devemos imediatamente renegociá-lo, libertando a agenda do interlocutor, mesmo que ainda não seja possível propôr um alternativa. Acima de tudo, é uma questão de ética o respeito pelo tempo dos outros e uma profunda desconsideração quando deixamos que alguém planeie a sua semana em torno de uma reunião que sabemos que não vamos poder ter.

Duração: 1 hora? Como recomendação adicional, reveja ainda a duração das suas reuniões, que na esmagadora maioria dos casos é por defeito 1 hora, muitas vezes sem pensarmos muito sobre o caso. Contacto frequentemente com dois erros típicos nesta área: o primeiro é marcar uma reunião de 1 hora que facilmente poderia ter apenas 20 ou 30 minutos; o segundo é marcar uma reunião de 1 hora que vai facilmente vai tomar 1h30m ou 2h00 (ou mais...), com prejuízo para o dominó de incumprimento que se seguirá à derrapagem. Facilmente podemos ser levados a pensar que se trata de um erro de moderação (e casos há onde assim é), mas não esqueçamos que o dimensionamento prévio pode também ter sido pouco realista.

Finalmente, nem todas as reuniões precisam de ser presenciais. Considere vencer a zona de desconforto das reuniões por Skype ou qualquer outro sistema de vídeo conferência em geral, e aprecie os benefícios que isso representa para a sua agenda.

Gonçalo Gil Mata

THE SCHEDULE’S DANCE

Appointment basic protocol.

Although for many the meetings scheduling and appointment management protocol is relatively obvious, I surprisingly notice that many professionals struggle with the simple exercise of finding a schedule hole that “matches” with their interlocutor’s. This is particularly notorious, of course, with overload agendas, where it’s recommended as a fundamental basis a bigger scheduling anticipation and a strict compliance of the defined appointments, complemented with weekly periodical protections – 3 to 6 hours – reserved exclusively to unforseen scenarios.

Without prejudice of the necessary adaptation of each professional to personal types of agenda, hierarchical position, and not less important to bosses, as a gold rule I suggest: “Schedule less to reschedule less”. An agenda with a lot of rescheduling shows lack of robustness in the strategic orientation of priorities. If this is your case, then you must say “no” more often. Even if that means that you’ll “never” have time for a specific appointment. Remember that, although it does not seem like today, in 4 weeks from know your agenda will be as overload as this weeks’ one.

Let’s than go to the elementary protocol that, I confess, is no more than mere common sense structured, but not less relevant to remember, here resumed in 4 fundamental points:

POINT 1 – The suggestion

Asking for the meeting, and assuming its potential acceptance, the proponent promptly suggests two dates/hour, preferably in two different periods of the day. Make reservations for those two periods in your calendar until you have an answer, or, in the case of not having one in a reasonable period of time, - whose limit can be communicated in the moment of the suggestion – free those reservations up, mandatorily telling that they are no longer avaiable.

POINT 2 – The answer

Whoever receives the answer must be sensible that a negotiation is going on, and that the possible appointment is taking up valuable periods of time of their interlocutor. So, you ask for a as soon as possible answer, even if it’s only to say: “in those periods it’s not possible for me, I’ll send alternatives soon.”

POINT 3 – The counter-offer

The counter offer is nothing more than point 1, returning to the beginning of the cycle. This cycle repeats as many times as needed.

POINT 4 - Unforseen

Agenda reliability is an important professionalism pinpoint on both ends. What’s agreed on must be respected. However, unforseens happen outside our control area. When they do, in the exact moment we realize an appointment is at risk, we should immediatly renegociate, freeing up our interlucotor’s agenda, even if it isn’t possible yet to suggest an alternative. Above all, it’s a matter of ethics the respect towards others’ time and a profound disconsideration when we let someone plan their week around a meeting we know isn’t going to happen.

Duration: 1 hour? As an additional recommendation, also review the duration of your meetings, that most of the times is by default 1 hour, mostly without us even thinking about it. I frequently see two common mistakes in this area: the first is to schedule a 1 hour meeting that easily could take only 20 or 30 minutes; the second is to schedule a 1 hour meeting that is easily going to last 1h30 or 2h00 (or more), not regarding the consequent domino effect of failing other appointments. We can easily be led to think that’s a mistake related to the meeting’s moderation (and there’s cases when it happens) but we must not forget that the prior dimensioning may also have been unrealistic.

Finally, not every meeting must be presential. Consider winning the discomfort of Skype meetings or any other video conferencing system in general, and enjoy the benefits it poses to your agenda.

Gonçalo Gil Mata